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Gestión documental con Alfresco (Programa detallado)

Objetivo:

Al finalizar el curso el alumno será capaz de conocer en profundidad la plataforma de gestión documental Alfresco ECM y sus principales componentes y arquitectura. Se analizará:

  • La solución de plataforma de Custodia digital.
  • El proceso de instalación y configuración.
  • La gestión de los permisos y la seguridad.
  • Los conceptos relacionados con la gestión documental,  documento electrónico y sus metadatos así como los procesos de digitalización y conversión de documentos, la política de gestión de documentos electrónicos y la solución colaborativa Alfresco Share con el módulo Record Managements.

Dirigido a:

  • Personal de las administraciones Públicas: Estatal, Autonómica y Local, que pretendan adquirir o mejorar sus conocimientos en el ámbito de uso de la gestión documental sobre la tecnología de plataforma abierta Alfresco ECM.
  • Empleados de empresas privadas y autónomos que trabajen o estén interesados en conocer cómo se puede realizar una gestión documental electrónica con el software de plataforma abierta Alfresco, empresa líder de confianza en la gestión de contenido empresarial (ECM), con más de 2800 clientes empresariales y siete millones de usuarios en activo.

Requisitos:

Para estudiar y completar el curso NO es necesario instalar el gestor documental Alfresco.

Para aquellos usuarios que deseen instalarlo, Alfresco recomienda disponer de un equipo con 8 GB de memoria RAM (mínimo recomendado).

PROGRAMA DEL CURSO

1.- Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco

Objetivo

Los objetivos de esta unidad se centran en conocer  la arquitectura, componentes y principales funcionalidades de Alfresco, un gestor de contenidos empresariales o ECM (Enterprise Content Management), sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux.

Contenido

  1. Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco
    1. Introducción
    2. Objetivos de Alfresco
    3. Entornos de trabajo
    4. Distribución
    5. Principales diferencias entre las versiones Community y Enterprise
    6. Arquitectura
    7. Conceptos
    8. Reglas de gestión
    9. Otras formas de trabajar con Alfresco
    10. Motor de búsqueda
    11. Multilingüismo y versiones
    12. Hemos aprendido...
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2.- Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco

Objetivo

En esta unidad se describe el proceso para realizar la instalación de la versión "Alfresco Community Edition". Existen diferentes posibilidades a tener en cuenta de cara a  realizar la instalación de Alfresco en función del sistema operativo (Windows, Linux y Mac) con los correspondientes archivos de instalación disponibles para cada caso. Se realizará paso a paso el proceso completo de instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco sobre el sistema operativo Windows.

Contenido

  1. Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco
    1. Introducción
    2. Instalación de Alfresco Community en Windows sobre Docker
    3. Personalizar panel de inicio
    4. Configurar el sitio
    5. Copia de seguridad y restauración en Alfresco
    6. Hemos aprendido...
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3.- Alfresco Share

Objetivo

En esta unidad el alumno accederá a la consola de Alfresco Share para la versión Community que permite establecer espacios colaborativos relacionados con la gestión documental y la gestión de contenidos, proporcionando para ello herramientas como una wiki, foros de discusión, blog, etc. 

Se analizarán las opciones de la consola, como el panel de inicio compuesto por un menú principal y varios paneles, denominados dashlets en Share. También se accederá a la configuración del perfil del usuario y a los sitios. Finalmente se aprenderá como gestionar un sitio y como realizar la gestión de sus miembros (usuarios del sitio).

Contenido

  1. Alfresco Share
    1. Introducción
    2. Mi Panel de Inicio
    3. Sitio colaborativo
    4. Biblioteca de documentos
    5. Otras funcionalidades
    6. Suscribirse a un feed RSS
    7. Avisos del sitio
    8. Búsqueda de contenido
    9. Hemos aprendido...
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4.- Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo

Objetivo

En esta unidad el alumno  aprenderá los conceptos principales de gestión de la seguridad y los permisos, analizará la gestión de usuarios y grupos en Alfresco, y los privilegios que posee para realizar acciones dentro de ese espacio.

También se conocerán los conceptos de reglas de contenido y acciones y flujos de trabajo (workflows).

Contenido

  1. Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo.
    1. Introducción
    2. Usuarios y Grupos. Roles
    3. Reglas de contenido y acciones
    4. Flujos de trabajo
    5. Ejemplo práctico: usuarios, permisos, reglas y flujos de trabajo
    6. Hemos aprendido...
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5.- Gestión documental y custodia digital

Objetivo

En esa unidad se identifican los objetivos de implantación de un sistema de gestión de documentos, los motivos por los que se debe implantar la Gestión documental, las ventajas que proporciona a una Organización y se revisa la gestión documental en el ámbito de las Administraciones Públicas. Se analiza también la solución de custodia digital, detallando tanto la custodia lógica (software) como física  (sistema de almacenamiento hardware tipo CAS). Finalmente se identifican diferentes herramientas de gestión documental focalizando en la solución de Alfresco ECM Entreprise Edition.

Contenido

  1. Gestión Documental y Custodia digital
    1. Introducción
    2. Objetivo de la Gestión Documental
    3. Motivos para la implantación de un sistema de Gestión documental
    4. Ventajas de la Gestión Documental
    5. La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración Pública
    6. El Documento
    7. Análisis Documental
    8. La clasificación
    9. Ciclo de vida de los documentos
    10. Sistema de gestión documental
    11. Herramientas de gestión documental
    12. La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración electrónica
    13. Custodia digital. Custodia física y lógica
    14. Hemos aprendido...
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6.- Documento electrónico, digitalización y procedimientos de copiado auténtico y conversión (estándar ENI)

Objetivo

El objetivo de la presente unidad es el estudio del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y de las Normas Técnicas de Interoperabilidad que regulan las condiciones necesarias de interoperabilidad en el uso de los medios electrónicos en las administraciones públicas. También se analiza el documento electrónico, el proceso de digitalización y los procedimientos de copiado auténtico y conversión de formatos entre documentos electrónicos según estándares ENI.

Contenido

  1. Documento electrónico, digitalización y copias electrónicas.
    1. Introducción
    2. Política de gestión de documentos electrónicos (ENI)
    3. Documento electrónico según estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
    4. Documentos electrónicos en intercambios entre organizaciones y con el ciudadano
    5. Digitalización de documentos según estándares ENI
    6. Copias electrónicas de documentos administrativos
    7. Conversión de documentos electrónicos
    8. Hemos aprendido
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7.- Módulo de Alfresco Records Management (RM)

Objetivo

El objetivo de esta unidad es conocer el módulo de Alfresco Record Management, para el manejo sistemático de información almacenada en cualquier medio, incluyendo los registros físicos y electrónicos. Se analizará el ciclo de vida de la información, de creación a través hasta su disposición final, así como las funcionalidades que ofrece este módulo de gestión de registros del Alfresco.

Contenido

  1. Alfresco record Management
    1. Introducción
    2. Principales funcionalidades
    3. Ventajas de la gestión de documentos de archivo de Alfresco
    4. El ciclo de vida de un documento. Del documento vivo al documento de archivo (Record)
    5. Creando el sitio de gestión de registros
    6. El Plan de archivo o plan de ficheros (File Plan)
    7. Añadir una categoría de documento de archivo (registro)
    8. Añadir una carpeta de documentos de archivo (registro)
    9. Declaración como documento de archivo
    10. Planificación de disposición (Time Schedule)
    11. La gestión de permisos
    12. Búsqueda de registros
    13.  Consola de administración de la gestión de registros
    14. Hemos aprendido...
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